Após aplicação da validação comercial ao documento fiscal, caso identificada alguma diferença será apresentada na tela de divergências do documento as mensagens parametrizadas, que podem ser do tipo Aviso ou Erro.
A análise e correções das situações listadas pode ocorrer da seguinte forma:
Divergência do Pedido
Quando o pedido de compra tiver uma divergência, o comprador ou a pessoa responsável por analisar essas divergências terá que corrigir a informação diretamente no ERP da empresa, e caso o pedido precise de aprovação, seguirá todo esse fluxo novamente.
Após a correção, com o pedido já informado na nota porque teve uma validação anteriormente, é necessário Reprocessar a nota. Ao reprocesasr a nota, o DF-e irá novamente confrontar os dados do pedido agora alterado com o XML e apontar se ainda existe alguma divergência.
Para Reprocessar a nota, selecionar o nota fiscal pelo módulo Monitor, opção Conferência de Documentos e clique em Reprocessar.
Divergência no XML
Já caso a divergência seja um erro na emissão no documento pelo fornecedor e não no pedido, a pessoa responsável por essa análise terá que entrar em contato com o Fornecedor e explicar o caso a ele.
Se o erro for resolvido com uma negociação entre Fornecdor e o Comprador, onde o Comprador irá assumir essa divergência\erro e em uma próxima negociação, o Comprador precisará alterar o pedido conforme consta no XML para que a divergência não apareça mais, e depois Reprocessar a nota. Essa opção de ajuste/negociação entre as partes pode ser necessária quando o caminhão já saiu com a mercadoria, evitando assim uma devolução.
Se a política da empresa não permitir tais ajustes ou ainda estiver em tempo hábil do fornecedor cancelar o documento fiscal (XML), a instrução será emitir um novo documento de acordo com as informações negociadas pela área de compras da empresa.
E assim que o DF-e capturar o XML desse novo documento, passará pelo mesmo processo de validação comercial, onde fará a consistência com o pedido já existente e apresentará as mensagens de divergências se houver.
Dependendo ainda do tipo de divergência, a emissão de uma Carta de Correção poderá atender o ajuste e a liberação manual do documento poderá ser necessária.
